Princípios do 5S
O conceito de 5S possui como base às cinco palavras japonesas cujas iniciais formam o nome do programa. As palavras são Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, que migradas para o Português foram traduzidas como “sensos”, visando não descaracterizar a nomenclatura do programa. São eles: senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de saúde e senso de autodisciplina.
Os segredos do 5s
Tão importante quanto aprender sobre a metodologia e seus conceitos, devemos compreender como implantá-la, o que demanda um encadeamento de ações que preparam a organização para aderir a tais conceitos e metologias. Pensando na fase de preparação, apresento aqui um roteiro bem-sucedido já aplicado em outras empresas e que ajudará a contornar problemas, tornando assim o processo de implantação menos traumático:
a) Definição da amplitude do programa . Visando a manutenção do foco principal e obtenção de sucesso na implantação, é necessário definir quais as áreas a serem focadas na primeira etapa, aquelas com maior urgência. Esta definição é feita pelo comitê 5S, grupo formado por funcionários da empresa, cuja função é multiplicar conhecimentos sobre o 5S, monitorar a execução do Programa e avaliar os resultados obtidos.
b) Mapeamento e divisão da empresa em áreas. Esta etapa visa a divisão da empresa em células para que se torne mais fácil o controle da implantação e a realização das auditorias.
c) Realização de treinamento de capacitação dos auditores de 5S . Para garantir o bom nível e a confiabilidade das auditorias, é necessário realizar o treinamento de capacitação de funcionários escolhidos como auditores de 5S. Existe ainda a necessidade que a empresa realize ao longo dos meses novos treinamentos buscando capacitar cada vez mais os funcioários a realizarem as próximas auditorias.
d) Realização e manutenção de registros fotográficos . Com o intuito de garantir um histórico da implantação do 5S na empresa, realiza-se em cada setor o registro de fotos que serão posteriormente utilizadas nas apresentações dos resultados e sensibilização dos funcionários nos treinamentos, jornal interno e divulgações em geral.
e) Definição de padrões de identificação e marcações. Visando assegurar o cumprimento do senso de padronização deve-se definir padrões a serem utlizados por toda a organização a fim de que se tornem unificadas as identificações de arquivos, pastas, armários, gavetas, etc.
f) Desenvolvimento de material informativo e treinamentos de 5S . Caso a empresa tenha recursos financeiros suficiente, atingir a todos os funcionários da empresa com cartilhas de instrução e apresentações será muito bem vindo. O objetivo é capacitar 100% do efetivo da organização para garantir que todos tenham conhecimento dos conceitos e capacidade de executá-los.
g) Programação e execução da semana de lançamento do Programa 5S . Para garantir que todas as atividades planejadas para a semana de lançamento do Programa sejam realizadas com sucesso, é necessária a definição das áreas de descarte para o dia D (dia em que se colocou em prática o Programa 5S, a começar pelos 3 primeiros conceitos: seleção,ordenação e limpeza).
O dia D é marcado pela verificação e descarte de todos os materiais considerados inúteis ou desnecessários para realização das atividades. Para descarte destes materiais utiliza-se vários pontos da empresa demarcados e identificados como áreas de descartes onde os funcionários depositarão os materiais para posteriormente serem remanejados ou arrematados em leilões internos.
h) Planejamento e realização dos ciclos de auditorias de 5S . Para verificação das medições e resultados obtidos deve-se elaborar uma escala onde cada dupla de auditores ficará responsável por uma determinada área da empresa auditando no primeiro ciclo os pontos referentes aos 3 primeiros sensos. No fim das auditorias todos auditores têm como responsabilidade a elaboração do relatório para que seja possível garantir a qualidade e confiabilidade do ciclo de auditorias e divulgação dos pontos positivos e negativos às áreas auditadas.
i) Divulgação dos resultados das auditorias de 5S e premiação dos melhores desempenhos . A divulgação dos resultados das auditorias pode ser feita através de e-mails, jornal interno e quadros de gestão à vista por toda a empresa. A exposição dos resultados é necessária para que todos os funcionários saibam o desempenho alcançado por seus respectivos setores, e também funciona como incentivo à busca por resultados cada vez melhores.
j) Elaboração de planos de ação. Após a realização das auditorias, os problemas encontrados devem ser tratados através de reuniões para a elaboração de um plano de ação no formato 5W2H com a definição das ações, prazos e responsabilidades necessárias para a resolução dos problemas identificados e manutenção dos benefícios adquiridos após a implantação do 5S na empresa.
As etapas apresentadas acima podem dar a impressão de complexidade ao processo, porém, mesmo com as ferramentas de conceitos mais simples, como é o 5S, é necessário adotar uma implantação bem estruturada para que os resultados sejam sólidos e principalmente duradouros.
Além das etapas de implantação discutidas acima, é necessário compreender que os indicadores de monitoramento da qualidade são indicadores de conformidade, adequados ao modelo de negócio da empresa, que abordam seus problemas, melhores práticas de mercado, conhecimento acumulado e objetivos a serem alcançados. Por ser esta fase do processo tão importante e também complicada, vamos dividí-la também em etapas, o que facilitará mais ainda o entendimento do conceito. São elas: Planejamento, Objetivos, Métricas e Ferramentas.
Etapa de Planejamento
Os checklists de auditoria devem traduzir os critérios da sua auditoria em perguntas. Assim, antes de pensar em montar as perguntas, você precisa conhecer bem o seu critério. Então, consequentemente, você não conseguirá fazer boas perguntas se não conhecer o critério que está auditando. Portanto, antes de mais nada: estude e saiba muito sobre o seu critério de auditoria.
O critério é, geralmente, a norma que você vai auditar. Pensando em uma norma de gestão, por exemplo, ela representa um conjunto de boas práticas que já foram consolidadas em outras empresas e que são aceitas pelo mercado. Assim, seu trabalho será entender se a operação da sua empresa é aderente às boas práticas que estão descritas nos seus critérios de auditoria.
Após o domínio dos conceitos da metodologia que se deseja aplicar, será na etapa de Planejamento em que os tais conceitos dominados vão nortear as próximas etapas, no delineamento de critérios, objetivos e questões.
Também é na etapa de Planejamento onde se definem os ciclos de inspeção e as metas de longo prazo.
Etapa de Objetivos
É preciso ter uma tábua de objetivos a serem alcançados e variantes que definem as aferições dos realizados. Os objetivos precisam ser reais, alcançáveis e de acordo com o estágio atual percebido de controle de qualidade da organização. Definir objetivos demasiadamente distantes ou inalcançáveis é certeza de fracasso na implantação de ciclos de melhoria da qualidade.
Etapa de Métricas
As métricas são as atribuições de pontuações de acordo com os graus de conformidade dos itens que serão aferidos. Cada resposta deve ter uma nota atribuída de modo que se possa calcular progressos e a constituição de um ranking, bem como de gráficos e demais dados estatísticos.
Etapa de Ferramentas
Nesta etapa você deverá decidir como registrará as medições. Se em planilhas, e-mails, formulários impressos ou eletrônicos, etc.
Existem ferramentas no Mercado com modelos prontos e que facilitam a implantação e execução de planos de melhoria da qualidade.
Para fazer uma inspeção 5s com o Auditoria Móvel, basta selecionar o modelo pronto, que possui os 5 sensos com todos os indicadores relacionados e distribuídos entre as seções.
O modelo pronto já possui uma seção inicial onde você poderá registrar a data da inspeção, o gerente e também os departamentos da sua empresa onde se pretende fazer a verificação. Os departamentos, bem como os indicadores e pontuações são customizáveis e você também poderá criar um modelo próprio, adequado às suas necessidades.
Você poderá assinalar se os itens estão em conformidade, tirar fotos dos itens conflitantes como prova e ditar observações de detalhes que constatar. Tudo ficará registrado no laudo de 5s departamental. Ainda como um plus, a ferramenta permite diferentes análises, tabulação dos resultados, apresentação em gráficos e visualização das unidades auditadas em mapas geográficos.
Mais do que um simples questionário 5s, o Auditoria Móvel fornece a possibilidade de criação de diversos checklists necessários nas fases de checagem e avaliação dos resultados do PDCA. Abre também a oportunidade para a substituição de formulários impressos em todas as áreas da organização, levando para a palma da mão, nos dispositivos dos colaboradores, as tarefas que antes eram executadas com papel e caneta.
Destaques da Ferramenta
A ferramenta auxilia os gestores nos acompanhamentos dos ciclos de PDCA, disparando checklists automaticamente para os auditores, transformando em processo contínuo as tarefas de checagem do ciclo de PDCA.
O auditor pode customizar várias abordagens de checklists, com tipos de dados que vão de textos simples às respostas de múltipla escolha. As respostas possuem pesos, que por sua vez, geram pontuações das auditorias. Os resultados são transformados em indicadores que poderão alimentar os processos de planejamento e checagem nos ciclos do PDCA.
O auditor também pode coletar evidências de problemas através de fotos que compõem o laudo de auditoria e tudo ficará registrado para posterior análise e comparação.
Além destas funcionalidades tão importantes nos processos de qualidade, inclui a comodidade de analisar os indicadores em gráficos e até a visualização dos mesmos em mapas geográficos, característica muito útil para as organizações que possuem unidades distribuídas em diversas cidades, estados ou regiões.
Para você usar o aplicativo, deverá criar uma conta e instalar o app compatível com seu celular ou tablet. Há contas adequadas para o tamanho da sua empresa e você poderá fazer uma degustação, sem compromisso. Listo aqui os passos para utilizar a ferramenta e seus respectivos links:
Primeiros Passos
Conclusão
Nesta matéria, procurei traçar um caminho lógico e suave para a implantação de ciclos de qualidade, abordando alguns passos e também apresentando as etapas mais complicadas e seus conceitos. É fácil confeccionar um checklist de Inspeção 5s. Desde que antes você invista tempo em compreender seus conceitos, estude a melhor forma de aplicá-los em sua organização e faça um planejamento das metas de curto, médio e longo prazos.