Resenha:

Investir na qualidade de vida do ambiente de trabalho, conciliando de maneira inteligente e bem balanceada os interesses da empresa com o dos trabalhadores, é uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade dos funcionários. Ao melhorar os diversos processos pelos quais as relações dentro e fora do escritório acontecem, a satisfação pessoal de todos os funcionários com o seu emprego melhora e a empresa se beneficia como um todo.

Introdução

As empresas que adotam um sistema de auditoria de processo, que procuram agir na prevenção e não na correção devem responder a uma ampla variedade de perguntas. Exemplo: Quais as áreas do processo serão auditadas? Com que frequência você vai auditar? O que essas auditorias de processos pretendem cobrir? Como você irá agir ao detectar não conformidades?

São as perguntas que você inclui no seu Checklist de auditoria que o levará a concluir (ou não) que as atividades inerentes aos processos estão sendo feitas corretamente. Neste artigo, proponho 8 tópicos que devem ser desmembrados em perguntas e que devem fazer parte de sua lista de verificação do processo (Checklist):

• Segurança
• Materiais
• Movimentações
• Layout e localização do posto de trabalho
• Registro de Problemas
• Documentação do Processo
• Follow-up
• Eficácia

1. SEGURANÇA

Enquanto as empresas tendem a separar segurança e qualidade, qualquer especialista irá dizer-lhe que um influencia o outro diretamente. É por isso que o checklist deve contemplar a verificação que assegure que o equipamento é seguro, que os trabalhadores o operam de forma correta e que seguem o protocolo de segurança. Exemplo de perguntas como:

• Os funcionários usam equipamento de proteção individual (EPI), como protetor auricular, capacete, óculos de segurança e luvas?
• Os guardas de máquinas estão no lugar e funcionam corretamente? Os guardas de máquinas são dispositivos de proteção que cobrem peças móveis que podem representar um perigo para os trabalhadores. As peças da máquina móvel representam um perigo para os operadores de máquinas e os detritos que voam podem afetar qualquer pessoa na proximidade de uma máquina. Como resultado, máquinas industriais são obrigadas por lei a ter guarda-máquinas.
• Os operadores e colaboradores seguem os procedimentos de segurança padrão, realizando movimentos corretos que reduzem os riscos ergonômicos?
• As extremidades das roupas que estão soltas estão dobrada e o cabelo comprido está amarrado (preso)?
• Os equipamentos de segurança, como os extintores de incêndio e as estações de lavagem dos olhos, são facilmente acessíveis e estão funcionando?

2. MATERIAIS

O processo de fabricação de produtos com qualidade começa com a colocação dos materiais em ordem. Esta é uma área bastante importante a ser coberta pelo seu Checklist de auditoria de processos. As perguntas que você irá fazer devem incluir as seguintes:

• A estação de trabalho tem os materiais certos e na quantidade certa?
• Os operadores estão usando os materiais na ordem correta?
• Os operadores recebem os materiais com atraso? Há excesso de materiais que contribuem para o desperdício e a ineficiência?

3. MOVIMENTAÇÕES

As movimentações dos trabalhadores podem afetar a eficiência, a qualidade e a segurança dentro das fábricas. Portanto, é recomendável que as listas de verificação de auditoria de processo (checklist) cubra as questões relacionadas ao movimento, por exemplo:

• Os funcionários seguem cada passo das instruções de trabalho padrão?
• Os operadores estão se movendo da maneira mais eficiente, ou existe uma maneira melhor de executar a tarefa?
• As operações de montagem estão uniformes, ou existem ruídos (problemas) que estão interrompendo o fluxo normal do processo?
• Como as pessoas movimentam os materiais? Existem outras maneiras que podem eliminar os movimentos desnecessários ou reduzi-los?

4. LAYOUT E LOCALIZAÇÃO DO POSTO DE TRABALHO

As listas de verificação das auditorias de processo devem incluir questões que avaliem se os postos de trabalho estão adequados quanto à segurança e a eficiência. Recomendo que a medida que você elabora o seu checklist de auditoria de qualidade, considere as questões como:

• Este é o melhor local na planta para se atingir o objetivo das atividades deste posto de trabalho?
• O posto de trabalho está alocado apropriadamente e está perfeitamente encaixado no seu processo em termos de transporte, recebimento e segurança?
• A estação de trabalho possui o equipamento (ou equipamentos) apropriado e os acessórios para a execução da tarefa?
• Os dispositivos à prova de erros estão disponíveis (poka-yokes) e estão funcionando corretamente? Os operadores utilizam sempre?

5. REGISTRO DE PROBLEMAS

Um processo robusto para relatar os problemas é fundamental para a criação de uma cultura de qualidade. Porque se você não age de forma rápida nas questões que lhe foram reportadas, as pessoas tendem a não reportar ou a falar quando vêem problemas. Dê o exemplo!

As perguntas da lista de verificação de auditoria do processo para esta etapa podem ser:

• Quais os relatórios que estão disponíveis aos funcionários para descrever os problemas de qualidade, segurança e eficiência? Elas sabem usá-los e estão cientes de sua importância?
• Os operadores têm livre acesso aos engenheiros de produção para dar feedbacks sobre as instruções de trabalho?
• Os problemas relatados são documentados e corrigidos rapidamente, ou há atraso?
• Os operadores podem sugerir melhorias? Como se realiza esse processo?

6. DOCUMENTAÇÃO DO PROCESSO

A documentação, em particular a instrução de trabalho padrão, é a pedra angular para um processo de qualidade efetivo. As perguntas da lista de verificação da auditoria de qualidade relacionada ao documento devem considerar questões como:

• Qual é a documentação padrão de trabalho usado no processo de fabricação?
• Os operadores têm acesso as instruções de trabalho mais recentes? Em caso afirmativo, eles estão revisando-os regularmente e eles realmente entendem o processo e as instruções?
• Qual o procedimento para alterar ou modificar as documentações e Instruções de Trabalho? Os operadores revisam regularmente as mudanças? Eles podem explicá-las?

7. FOLLOW-UP

O seu Checklist de auditoria de processo precisa cobrir os itens de acompanhamento (follow-up) e as ações implementadas para garantir que todas as não-conformidades sejam tratadas adequadamente. O foco dessa etapa são:

• Quais são as mudanças propostas para este posto ou para este processo?
• Como você irá monitorar e avaliar? Como será feito o follow-up?
• Que novos itens de verificação você deverá incluir em seu Checklist nas futuras auditorias com base em reclamações de clientes ou ações corretivas implementadas?
• Se você não usa uma plataforma automatizada, como você atualiza o seu Checklist de auditoria de processo, de forma a garantir que todo os auditores tenham a versão atualizada das listas de verificação?
• Você pode resolver o problema no local, ou você precisará se concentrar na contenção até que a análise da causa raiz e as ações corretivas estejam completas?

8. EFICÁCIA

O seu Checklist de auditoria de processo deve abordar os temas relativos aos problemas encontrados na auditoria anterior e ações corretivas que foram tomadas. Aqui você pode aplicar as seguintes perguntas:

• Os problemas encontrados na auditoria anterior foram corrigidos? O que foi feito?
• As ações implementadas foram eficazes ou o problema continua ocorrendo? Se continua, então não foi eficaz.
• As ações implementadas para corrigir problemas afetaram as instruções de trabalho e/ou documentações? Se afetou, as documentações foram atualizadas?

A performance da Auditoria de Processo

Ao término de cada auditoria de processo realizada, é recomendável apresentarmos o resultado da auditoria para toda a organização, fazendo um comparativo com a auditoria anterior. Será que melhoramos? Será que pioramos? Quais os nossos pontos fracos? etc. Veja o exemplo abaixo.

Os tipos de perguntas descritas neste artigo cobrem algumas das categorias mais comuns de perguntas abordadas em auditorias de processo. Mas esta lista não é abrangente, nem cada categoria aparecerá em cada lista de verificação.

A chave seria usar seus próprios modos de falha de processo interno e formulários de análise de efeitos (como o PFMEA por exemplo) para identificar processos de alto risco e questões de design em torno deles.

Ferramentas

Nesta etapa você deverá decidir como registrará as medições. Se em planilhas, e-mails, formulários impressos ou eletrônicos, etc.

Existem ferramentas no Mercado com modelos prontos e que facilitam a implantação e execução de planos de melhoria da qualidade.

Apresentamos o Auditoria Móvel

Para fazer um Checklist de Auditoria de Processo com o Auditoria Móvel, basta criar as questões que formulou no modelo de questionário do aplicativo.

Você poderá assinalar se os itens estão em conformidade, tirar fotos dos itens conflitantes como prova e ditar observações de detalhes que constatar. Tudo ficará registrado no laudo de Auditoria de Processo. Ainda como um plus, a ferramenta permite diferentes análises, tabulação dos resultados, apresentação em gráficos e visualização das unidades auditadas em mapas geográficos.

Mais do que um simples aplicativo para questionário, o Auditoria Móvel fornece a possibilidade de criação de diversos checklists necessários nas fases de checagem e avaliação dos resultados do PDCA. Abre também a oportunidade para a substituição de formulários impressos em todas as áreas da organização, levando para a palma da mão, nos dispositivos dos colaboradores, as tarefas que antes eram executadas com papel e caneta.

Destaques da Ferramenta

Cadastro eletrônico de clientes

Checklist eletrônico customizável

Tira fotos

Anota comentários apenas ditando

Coleta assinatura eletrônica

Emite laudo com fotos, observações e conformidades

Visualiza as vistorias no mapa da região

Gráficos e relatórios

Planilhas

Atividade em modo Off-line

A ferramenta auxilia os gestores nos acompanhamentos dos ciclos de PDCA, disparando checklists automaticamente para os auditores, transformando em processo contínuo as tarefas de checagem do ciclo de PDCA.

O auditor pode customizar várias abordagens de checklists, com tipos de dados que vão de textos simples às respostas de múltipla escolha. As respostas possuem pesos, que por sua vez, geram pontuações das auditorias. Os resultados são transformados em indicadores que poderão alimentar os processos de planejamento e checagem nos ciclos do PDCA.

O auditor também pode coletar evidências de problemas através de fotos que compõem o laudo de auditoria e tudo ficará registrado para posterior análise e comparação.

Além destas funcionalidades tão importantes nos processos de qualidade, inclui a comodidade de analisar os indicadores em gráficos e até a visualização dos mesmos em mapas geográficos, característica muito útil para as organizações que possuem unidades distribuídas em diversas cidades, estados ou regiões.

Para você usar o aplicativo, deverá criar uma conta e instalar o app compatível com seu celular ou tablet. Há contas adequadas para o tamanho da sua empresa e você poderá fazer uma degustação, sem compromisso. Listo aqui os passos para utilizar a ferramenta e seus respectivos links:

Primeiros Passos

Criar uma nova Conta

Instalar no Android

Instalar no IOS

Conclusão

Com disciplina e verificação contínua de processos críticos, sua lista de verificação (Checklist) de auditoria de processos pode ajudá-lo a melhorar significativamente a qualidade de sua organização. Uma auditoria de processo robusta, a que vai além de verificar somente assuntos inerentes à qualidade, deve ser a principal prioridade para os líderes e para a organização como um todo.