O que é 5W2H?

O 5W2H é uma ferramenta de produtividade que consiste em um conjunto de sete diretrizes. É importante que se use um aplicativo centralizador para trabalhar com essa ferramenta.

Assim, a metodologia 5W2H usa sete questões em inglês, que auxiliam os profissionais a normalizar, organizar e reduzir prazos na resolução de problemas. Estas sete questões são as mínimas e necessárias para a execução de qualquer tarefa e suas respostas mitigam conflitos entre departamentos, problemas com custos inesperados e conflitos entre o que pode ser feito e orçamentos já definidos. Também auxilia na criação de cronogramas de ciclos de qualidade. Importante notar que os itens de atividade 5W2H são inputs para a fase de Plan do PDCA. Portanto, podemos considerar que o 5W2H é uma ferramenta que compõe o PDCA.

Quais são estas questões?

O 5W diz respeito às cinco diretrizes que começam com a letra W:

• 1. What
• 2. Why
• 3. Where
• 4. Who
• 5. When

Enquanto o 2H se refere às duas questões do método 5W2H iniciadas com a letra H:

• 1. How
• 2. How much

Se formos elaborar uma planilha/questionário, na prática, as sete questões chaves a serem respondidas e seus conceitos/orientações seriam estas:

Questão	Conceito e Orientações
O que será feito?	(o que fazer): qual é o projeto, a estratégia, ou atividade que está sendo planejada, ou qual é o objetivo que você deseja alcançar?
Por que será feito?	(por que fazer): por que isso precisa ser feito? É importante para a empresa, para a equipe ou para os clientes? Vai melhorar algum processo? Qual? Vai solucionar um problema? Qual?
Onde será feito?	(onde será feito): Selecione o setor responsável por executar esta ação.
Por quem será feito?	(por quem será feito): Informe o nome do colaborador responsável por executar esta ação.
Quando será feito?	Informe a data limite para término da execução da ação.
Como será feito?	Informe, de forma resumida, como a ação será executada.
Quanto custará fazer?	Informe o custo estimado da ação. É importante usar a sua experiência para estimar um valor, porém não é necessário um valor exato. Se necessário, use o campo de observações para explicar o custo.

Quem deve utilizar o 5W2H?

O 5W2H é uma ferramenta que pode ser utilizada em toda a empresa. O ideal é que a cultura de utilização do 5W2H esteja difundida entre os colaboradores que possuem alguma responsabilidade sobre os processos e treinado em conceitos de qualidade.

O disparo do 5W2H pode ser proposto por um auditor ou um colaborador operacional em resposta a um problema recorrente, porém, quem responderá o questionário deverá ser um gestor que conheça os fluxos de processos da empresa e tenha experiência suficiente para estimar prazo e custo.

Por que utilizar o 5W2H?

Muitos dos 5W2H servirão como inputs no processo de planejamento de um ciclo de melhoria da qualidade, priorizando sempre os itens que sejam plausíveis e que tragam um melhor retorno. Nessa fase de Plan também é necessário agrupar e organizar os 5W2H levando em consideração as suas dependências. Isso deve ser feito para evitar a escolha de 5W2H elegíveis que são dependentes de outros que foram cortados por razões de prazo e custo.

Como o 5W2H pode estar muito próximo da operação, para evitar a perda dos mesmos dentro do ciclo de melhoria de qualidade, é importante usar uma ferramenta que possa registrá-los e centralizá-los em um único lugar. Planilhas Excel anexadas a emails não são uma boa solução. Foi pensando nesse problema que resolvemos criar o 5W2H eletrônico.

Chegou o App para 5W2H

É com orgulho e gratidão que anuncio o lançamento do Auditoria Móvel, uma ferramenta para melhoria da qualidade e redução de custos e prazos, disponível nas plataformas Android e IOS, para smartphones e tablets.

O Auditoria Móvel oferece gratuitamente o formulário de atividade eletrônica 5W2H, podendo ser customizado conforme a natureza da empresa e suas peculiaridades.

Mais do que uma simples atividade 5W2H, o Auditoria Móvel fornece a possibilidade de criação de diversos checklists necessários nas fases de checagem e avaliação dos resultados do PDCA. Abre também a oportunidade para a substituição de formulários impressos em todas as áreas da organização, levando para a palma da mão, nos dispositivos dos colaboradores, as tarefas que antes eram executadas com papel e caneta.

Destaques

A ferramenta auxilia os gestores nos acompanhamentos dos ciclos de PDCA, disparando checklists automaticamente para os auditores, transformando em processo contínuo as tarefas de checagem do ciclo de PDCA. No caso do 5W2H, facilita o registro para futuro uso na fase de Plan.

O auditor pode customizar várias abordagens de checklists, com tipos de dados que vão de textos simples às respostas de múltipla escolha. As respostas possuem pesos, que por sua vez, geram pontuações das auditorias. Os resultados são transformados em indicadores que poderão alimentar os processos de planejamento e checagem nos ciclos do PDCA.

O auditor também pode coletar evidências de problemas através de fotos que compõem o laudo de auditoria e tudo ficará registrado para posterior análise e comparação.

Além destas funcionalidades tão importantes nos processos de qualidade, inclui a comodidade de analisar os indicadores em gráficos e até a visualização dos mesmos em mapas geográficos, característica muito útil para as organizações que possuem unidades distribuídas em diversas cidades, estados ou regiões.

Primeiros Passos

Conclusão

Estas são as dicas de produtividade e qualidade que deixo hoje para vocês juntamente aos links pertinentes.