Introdução

Nos processos de melhoria da qualidade, dentro dos ciclos de PDCA, temos a fase de planejamento. Antes de qualquer ação, precisamos planejar, afinal, quando agimos de forma reativa, ou seja, sem planejar, estamos agindo por impulso e não de forma racional. Conceitualmente, planejar significa elaborar e organizar um roteiro; programar ações e tarefas, planos, plantas, enfim, projetar algo. Um plano de ação é um roteiro de execução, pensado antecipadamente para estruturar e encadear as ações com a finalidade de atender um determinado objetivo. O PDCA deve "girar" para que haja melhoria contínua da qualidade. A fase inicial de um PDCA é o planejamento, e no final do PDCA temos o “input" para o início do próximo ciclo de PDCA. Então planejamos, executamos, coletamos dados, agimos e usamos os dados coletados para fazer o próximo planejamento. E assim sucessivamente.

Dentro dos processos de melhoria de qualidade, utilizamos os planos de ação para planejar as atividades que serão executadas, tanto para melhorar a qualidade, bem como no próprio processo de auditoria. Os processos de melhoria da qualidade podem incluir diversas técnicas e ferramentas, o próprio Plano de Ação, o Brainstorm para a coleta de sugestões e amadurecimento de idéias, ferramentas de auditoria e de confecção de Cronogramas comumente utilizadas em projetos, com gestão de recursos, atividades, Gráficos de Gantt, etc. Para situarmos o Plano de Ação dentro do PDC, primeiro vamos desdobrar tais conceitos:

PDCA

Sigla que corresponde às palavras Plan, Do, Check, Act, que correspondem respectivamente às palavras Planejar, Fazer, Checar e Agir. Consiste numa técnica de melhoria contínua da qualidade, de quatro fases, onde o próprio PDCA trata-se de um ciclo, que deve repetir-se continuamente. O resultado esperado é que a cada PDCA, a qualidade e o sentido de organização melhore paulatinamente.

Plano de Ação

Documento confeccionado com base no planejamento antecipado do que pretendemos fazer para atingirmos determinados resultados ou resolvermos determinados problemas.

Brainstorm

Técnica de discussão em grupo que se vale da contribuição espontânea de idéias por parte de todos os participantes, no intuito de resolver algum problema ou de conceber um trabalho criativo.

Cronograma e Gráfico de Gantt

O Cronograma é um documento com o encadeamento das tarefas que serão executadas com base no que foi planejado, com responsabilidades, datas de início e término e até a maneira de como vamos avaliar o progresso de execução. Um Gráfico de Gantt é uma representação visual e mais amigável do próprio Cronograma.

O Brainstorm e sua Importância

O Brainstorm é o compartilhamento de idéias para solucionar um problema, sua utilização dentro dos processos de melhoria de qualidade deve ser encorajada por motivos importantes, tais como: Você pode não saber tudo sobre como um departamento funciona, o porquê das coisas serem feitas assim e quais lições aprendidas foram usadas para definir um determinado procedimento. Os que participam do Brainstorm podem contribuir com a verdadeira natureza do problema e com idéias para resolvê-lo. Envolver membros da equipe também ajuda no comprometimento para com Programas de 5s e outros. Outro ponto importante é que os envolvidos podem até possuir conhecimento de como resolver determinados problemas através das lições aprendidas em empresas por onde passaram, assim evitamos "reinventar a roda".

O Cronograma e sua Importância

Um problema cuja solução exija planejamento, necessariamente, ao término desse planejamento, deverá conter algum tipo de Cronograma . Por mais simples que seja o Cronograma, sem relacionar o que precisa será feito, não há como compartilhar a sequência em que as ações serão executadas entre todos os envolvidos. Pior ainda, não há como fazer a gestão desse planejamento, controlar progresso, prazos e até custos. No entanto, é importante observar que um Cronograma por si só não garante o sucesso na execução de um plano de ação, porque é preciso que os responsáveis monitorem se o que foi planejado está sendo executado e cobrem os responsáveis, se necessário. Certamente, a ausência de um Cronograma aumenta muito a probabilidade de fracasso de um plano de ação.

O Gráfico de Gantt e sua Importância

Um Gráfico de Gantt é, de fato, uma representação gráfica e simplificada do próprio Cronograma. Ele é uma representação gráfica das tarefas, numa linha de tempo, com indicativos de progresso e sinalizações de atraso ou não. Gráficos são melhor compreendidos em reuniões de apresentação e comitês, pois fica claro onde e quando as "coisas precisam acontecer" e quando o planejado precisa estar concluído.

Juntando Tudo

Se juntarmos tudo, temos que um plano de ação é um documento produzido com a participação de envolvidos, que forneceram sugestões, dados, datas e conhecimento, e que resultou em um Cronograma de tarefas a serem executadas, com responsabilidades, datas, instruções e custo. Tudo dentro do processo de melhoria contínua, o PDCA.

Um bom plano de ação começa com as respostas seguindo o padrão 5W2H , e sim, o custo é importante também porque o financiador do processo de melhoria da qualidade é quem vai custear o que será feito. Tudo tem um custo, inclusive as horas de colaboradores empregadas nas ações. Um plano de ação sempre é melhor apresentado quando acompanhado de um Gráfico de Gantt, pois são nas reuniões de comitê onde serão aprovados e priorizados os planos de ação.

Ferramentas de PDCA

Explanamos o conceito de Plano de Ação e também técnicas que viabilizam o PDCA, agora vamos abordar ferramentas. Apesar da existência de uma linha tênue entre técnicas e ferramentas, as técnicas descrevem os procedimentos dentro das fases do PDCA, enquanto que as ferramentas devem viabilizar tais procedimentos. Um exemplo comum é que precisamos desenvolver um Cronograma, que é a técnica. Uma planilha pode ser uma ferramenta simples de confecção deste mesmo Cronograma.

Investir em ferramentas que viabilizam o PDCA permitirá que você, não apenas melhore a confecção e gestão de planos de ação, faz auditorias, coleta informações e as analisa, mas também que você economizará, entre outros custos, o tempo dos seus recursos. Lembre-se: TEMPO É DINHEIRO.

Os diferentes cenários com equipes de qualidade dentro das organizações são definidos pelo tamanho das mesmas, abundância de recursos e, do quanto as diretorias estão comprometidas e conscientes da importância e dos benefícios da gestão da qualidade.

Um bom exemplo de cenário de equipes de qualidade dentro das organizações é onde há uma equipe dedicada para planejamentos, treinamentos, compilações de informações e demais tarefas de qualidade. Mas é preciso lembrar que as áreas acompanhadas nem sempre dispõem de pessoal dedicado. É comum que as tarefas de qualidade sejam divididas entre os membros dos departamentos. Uma ferramenta de PDCA deve ajudar todos na coleta de informações, compilação de resultados, montagens de planos de ação e na produtividade geral dos processos de melhoria contínua.

O Auditoria Móvel

O Auditoria Móvel é uma ferramenta de auditoria e coleta de informações em campo. Com o Auditoria Móvel você poderá construir e gerenciar seus modelos de auditorias, aplicar tais modelos em campo, centralizar as informações de forma simples e automática, poupando os recursos de numerosas horas na confecção de planilhas dispersas, na consolidação e apuração dos resultados. Mais ainda! Com base nos desvios encontrados, é possível registrar pendências, acionar responsáveis, montar planos de ação, com Brainstorms colaborativos, compartilhamento de idéias e confecção de Cronogramas com Gráficos de Gantt. Tudo centralizado, com segurança, sem perder informação, reduzindo custos e viabilizando os processos de melhoria contínua.

O Auditoria Móvel incentiva o compartilhamento de idéias através do seu Brainstorm Colaborativo. Como em um fórum, os envolvidos podem participar com idéias e informações relevantes, manifestar sua aprovação com um "curtir" e o Moderador pode transformar essas idéias facilmente em tarefas dentro de um cronograma. Tudo na palma e comodidade da sua mão.

Conclusão

Nesta matéria, procurei contribuir para esclarecer o que são Planos de Ação e como são utilizados dentro do ciclo de PDCA. Se esta matéria foi útil a você, considere compartilhá-la nas redes sociais. Muito obrigado e até a próxima.